Додаток 5
ЗАТВЕРДЖЕНО
Рішення Сновської міської ради
(7 сесія 8 скликання)
від 27 травня 2021 р. № 10-7/VІІІ
Сновський міський голова
___________ Олександр МЕДВЕДЬОВ
ПОЛОЖЕННЯ
про загальний відділ Сновської міської ради
- Загальні положення
1.Загальний відділ міської ради (далі по тексту – відділ) утворюється Сновською міською радою та є її структурним підрозділом (без права юридичної особи).
- У своїй діяльності відділ керується Конституцією України, Законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні», «Про Єдиний державний демографічний реєстр та про документи, що посвідчують особу, підтверджують громадянство України чи спеціальний статус особи», «Про доступ до публічної інформації», «Про захист персональних даних», іншими законами України, указами і розпорядженнями Президента України, актами Кабінету Міністрів України, іншими нормативними актами, Регламентом Сновської міської ради, рішеннями Сновської міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, іншими нормативними актами з питань ведення діловодства, а також цим Положенням.
- Структура, чисельність працівників і штатний розпис відділу встановлюється сесією міської ради.
- Посадові інструкції працівників загального відділу затверджуються міським головою.
- Порядок взаємодії загального відділу із відділами Сновської міської ради, управліннями та іншими структурними підрозділами Сновської міської ради визначається Положенням про виконавчий апарат Сновської міської ради.
- Загальний відділ має свою печатку.
2.Завдання і повноваження загального відділу
- Приймає, реєструє, контролює і передає за призначенням вхідну кореспонденцію, а також внутрішню документацію міської ради, реєструє і відправляє вихідну кореспонденцію, веде відповідну базу даних вхідних, вихідних, розпорядчих документів, доручень керівництва міської ради, веде облік запитів на інформацію згідно із Законом України «Про доступ до публічної інформації» та інших документів міської ради.
- Забезпечує ведення діловодства в міській раді відповідно до Інструкції з діловодства в Сновській міській раді, затвердженої рішенням виконавчого комітету міської ради.
- Забезпечує контроль за своєчасним надходженням інформаційних та інших матеріалів від структурних підрозділів, стан виконання документів та роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів усіх рівнів.
- Завчасно та систематично надає структурним підрозділам міської ради нагадування про закінчення строків виконання документів.
- Готує інформаційно-аналітичні матеріали для міського голови, його заступників щодо виконання документів, причин порушення строків виконання документів, пропозиції щодо їх усунення.
- Проводить моніторинг строків виконання документів та своєчасно інформує міського голову, його заступників.
- Спільно з іншими відділами апарату забезпечує підготовку і проведення сесій, комісій міської ради та засідань виконавчого комітету. Здійснює організаційно – технічне забезпечення засідань сесій, постійних комісій, інших заходів, що проводяться головою міської ради та його заступниками, складання протоколів названих заходів.
- Формує проекти рішень міської ради депутатам, відповідно до порядку денного.
Повідомляє депутатів міської ради та зацікавлених осіб про дату і час проведення засідання постійних комісій та сесій міської ради.
Оформляє протоколи пленарних засідань, постійних комісій та доручень міського голови, наданих на засіданні.
Друкує та тиражує рішення сесій міської ради, своєчасно доводить їх до відповідних структурних підрозділів міської ради, підприємств, установ, організацій, посадових осіб.
- Готує проекти розпоряджень міського голови з питань, що належать до компетенції відділу, друкує та тиражує розпорядження міського голови, своєчасно доводить їх до відповідних структурних підрозділів міської ради, підприємств, установ, організацій, посадових осіб та громадян. У разі необхідності, видає копії розпоряджень міського голови, які засвідчуються печаткою.
- Надає допомогу архівному відділу в складанні зведеної номенклатури справ міської ради.
- Бере участь у підготовці інструктивних та методичних матеріалів з питань організації діловодства, необхідних для роботи в структурних підрозділах міської ради.
- Розробляє та подає в установленому порядку керівництву міської ради пропозиції з питань удосконалення діловодства та стану виконавської дисципліни.
- Засвідчує копії документів, які були створені в Сновський міській раді.
- Готує проекти відповідей на звернення громадян з питань, які належать до компетенції відділу.
- Виконує інші функції, відповідно до покладених на нього завдань.
- Права відділу
Відділ має право:
- Відповідно до доручення керівництва міської ради проводити в структурних підрозділах органів місцевого самоврядування перевірки виконання документів та роботи з реагування на запити і звернення депутатів усіх рівнів.
- Одержувати необхідну інформацію, а в разі потреби – відповідні документи від структурних підрозділів міської ради, органів виконавчої влади.
- Одержувати від структурних підрозділів міської ради письмові та усні пояснення з питань, що виникають під час перевірок виконання документів, та стану роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад.
- За згодою міського голови повертати управлінням, відділам, іншим структурним підрозділам міської ради документи та матеріали, які подані з порушенням інструкції по діловодству або інших нормативних правил та вимагати їх доопрацювання.
- Вносити пропозиції щодо зняття з контролю чи продовження строків виконання документів та реагування на запити і звернення депутатів усіх рівнів.
- Брати участь у засіданнях, нарадах, що проводяться в міській раді.
7.Запитувати відомості щодо суб’єкта звернення, з метою підтвердження даних, необхідних для надання матеріальної допомоги, обстеження умов проживання чи вирішення інших питань.
- Запитувати для підтвердження задекларованих відомостей оригінали або копії таких документів: паспорт, ідентифікаційний код, довідка із лікарні, посвідчення учасника АТО та інші документи, необхідні для надання матеріальної допомоги.
- При вирішенні питань, що належать до його компетенції, відділ взаємодіє з іншими структурними підрозділами міської ради, органами виконавчої влади.
- Організація роботи відділу
Відділ очолює начальник відділу, який:
- здійснює керівництво відділом, розподіляє обов’язки і визначає повноваження працівників відділу;
- планує роботу відділу та контролює виконання планів роботи;
- бере участь в засіданнях, нарадах, що проводяться в міській раді з питань діловодства;
- інформує керівництво міської ради про виконання покладених на відділ обов’язків;
- несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань і здійснення ним своїх функцій;
- забезпечує додержання працівниками відділу правил внутрішнього трудового розпорядку.
- виконує інші обов’язки, покладені на нього міським головою.
5. Взаємозамінність працівників загального відділу
начальник відділу –
|
головний спеціаліст
|
головний спеціаліст – | головний спеціаліст
|
Начальник загального відділу Наталія КУЛІШ