Загальний відділ міської ради очолює Наталія Куліш. У відділі також працюють Ганна Єфіменко та Світлана Орда.
Основними завданнями загального відділу є: забезпечення діловодства в апараті міської ради, реєстрація розпоряджень міського голови з основної діяльності, ведення роботи із запитами на публічну інформацію; депутатськими зверненнями, листами, заявами громадян, отримання почтової кореспонденції в паперовому та електронному виглядах; реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції, оперативно-технічний контроль за строками проходження і виконання службових документів; доведення до виконавців листів та іншої кореспонденції.
За 2020 рік загальним відділом спільно з іншими відділами підготовлено 232 ( за 2019 рік – 175) розпорядження міського голови з основної діяльності, забезпечено доведення їх у визначені строки до відповідних управлінь та відділів.
За звітний період відділом оформлено біля 70 протоколів засідань постійних комісій міської ради, 13 протоколів пленарних засідань, оформлено 9 протоколів виконавчого комітету та 9 протоколів засідань комісії з попереднього розгляду заяв на призначення одноразової матеріальної допомоги.
Станом на 01.01.2021р. було зареєстровано та передано за призначенням 4474 документи (вхідної кореспонденції, в минулому році -3803), опрацьовано і надано на розгляд міському голові близько 5000 резолюцій. Відправлено оформленої у встановленому порядку службової кореспонденції – 2883 листи.
Опрацьовані всі вхідні документи. За 2020 рік взято на контроль близько 750 листів (2019 – 500), які надійшли в електронному вигляді та поштою.
Також є документи, які перебувають на довгостроковому контролі та потребують постійного ( щочетвергового, щоквартального, щомісячного або щорічного) інформування.
За 2020 рік до міської ради надійшло 64 (2019 – 93) звернення та пропозиції від депутатів, розгляд яких контролюється загальним відділом.
В основному вони стосувались питань надання матеріальної допомоги, використання субвенції.
За 12 місяців 2020 року зареєстровано 37 запитів відповідно до п. 3 ст. 22 Закону України «Про доступ до публічної інформації» (в минулому році 69- запитів ), з них:
Про надання інформації щодо фінансових питань – 4
Про надання інформації щодо земельних питань – 4
Про надання відомостей про нормативі документи Сновської міської ради та їх копій – 6
Про надання інформації щодо дотримання законодавства – 4
Інші – 19
Перенаправлених Чернігівською ОДА з різноманітних питань – 20
Всі вони належним чином опрацьовані, направлені до виконавців, на всі надані відповіді.
Крім цього, загальний відділ спільно з виконкомом проводить роботу із зверненнями громадян, відповідно до вимог Закону України «Про звернення громадян», Указу Президента України від 7 лютого 2008 року №109 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення громадян до органів державної влади та органів місцевого самоврядування» та інших нормативних актів.
За 2020 рік до Сновської міської ради звернулося 726 громадян ( 2019 – 926). Задоволено 694 звернення, надано роз’яснення на 3 заяви, відмовлено 29.
159 звернень були пов’язані з обстеженням житлових умов жителів, які оформляли субсидії та інші соціальні допомоги.
Значна частина звернень стосувалась видачі довідок, зміну поштової адреси, надання дозволу на проведення земельних робіт, вирішення конфліктних ситуацій, 103 заяви на обстеження дерев для отримання дозволу на їх спилювання.
Варто зазначити, що для вирішення даних питань залучалися керівники комунальних підприємств та організацій.
Найбільше звернень – 230 (в 2019 році 335) стосувались надання матеріальної допомоги громадянам, що опинилися в скрутних життєвих обставинах.
До міської ради в 2020 році звернулись :
158 людей – отримали допомогу на лікування – 197 тис. 500 грн.
41 людина отримала допомогу на поховання на суму 41 тис.грн.
19 – на ліквідацію наслідків буревію – 18 тис.грн;
16 ( в 2019 році – 41) учасників АТО – отримали допомогу на 16 тис. грн.;
7 – на ліквідацію наслідків пожежі – 14 тис.грн;
Та інші 4 – на суму 9тис. 500 грн.
Разом в 2020 році громадяни, що опинилися в скрутних життєвих обставинах – отримали допомогу на суму 293тис. грн..
Двічі на рік інформація про стан розгляду запитів на публічну інформацію та розгляд звернень висвітлюються на сайті міської ради.
Загальним відділом надавалась практично-методична допомога працівникам міської ради у редагуванні та підготовці вихідних листів, розпоряджень міського голови, складанні номенклатури та інших документів.
Для покращення документообігу міської ради в 2020 році загальним відділом запроваджена пробна версія системи електронного документообігу, що дозволяє:
– автоматизувати процес реєстрації документів;
– автоматизувати процес ведення реєстраційно-контрольних карток;
– забезпечити пошук та ефективний доступ до необхідної інформації;
– створити електронний архів сканованих оригіналів вхідних документів,
– суттєво спрощує процес реєстрації та пошук зв’язку між раніше зареєстрованими документами;
– значно економить використання паперу.