Додаток 1
ЗАТВЕРДЖЕНО
Рішення Сновської міської ради
(7 сесія 8 скликання)
від 27 травня 2021 р. № 10-7/VІІІ
Сновський міський голова
___________ Олександр МЕДВЕДЬОВ
ПОЛОЖЕННЯ
про відділ кадрової та архівної роботи Сновської міської ради
- Загальні положення
- Відділ кадрової та архівної роботи Сновської міської ради (далі по тексту – відділ) утворюється Сновською міською радою та є її структурним підрозділом (без права юридичної особи).
- У своїй діяльності відділ керується Конституцією України, Законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про Національний архівний фонд та архівні установи», іншими законами України, указами і розпорядженнями Президента України, актами Кабінету Міністрів України, іншими нормативними актами, Регламентом Сновської міської ради, рішеннями Сновської міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, Положенням про Відділ (далі по тексту – Положенням).
У питаннях організації і застосування методики проведення кадрової роботи в органах місцевого самоврядування керується відповідними рекомендаціями Головдержслужби, Мінсоцполітики та Мін’юсту України.
У галузі архівної справи і діловодства сектор керується наказами Укрдержархіву, Державного архіву Чернігівської області.
- Встановити, що на відділ кадрової та архівної роботи покладаються функції Трудового архів, який здійснює на території Сновської міської територіальної громади тимчасове зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних та фізичних осіб, що не належать до Національного архівного фонду; забезпечує видачу довідок соціально-правового характеру.
- Архівні документи передаються до відділу кадрової та архівної роботи, як Трудового архіву, в разі припинення діяльності юридичних осіб і фізичних осіб-підприємців, а також у випадках, визначених законодавством.
- Відділ може мати печатки/штампи, необхідні для здійснення функцій визначених цим Положенням.
- Припинення діяльності відділу здійснюється за рішенням Сновської міської ради відповідно до вимог чинного законодавства України.
- Зміни і доповнення до цього Положення вносяться відповідно до процедури розгляду питань у Сновській міській раді, передбаченої Регламентом роботи Сновської міської ради.
- Сновська міська рада створює умови для ефективної роботи і підвищення кваліфікації працівників відділу, забезпечує їх приміщенням, архівосховищами, придатними для зберігання документів, їх технічним обладнанням, охороною, засобами оргтехніки, телефонним зв’язком, а також законодавчими та іншими нормативними актами і довідковими матеріалами.
- Відділ підзвітний і підконтрольний раді, підпорядкований її виконавчому комітету, міському голові та керуючому справами (секретарю) виконавчого комітету міської ради, а з питань здійснення делегованих йому повноважень, органів виконавчої влади у галузі архівної справи і діловодства також підконтрольний відповідно Державному архіву області, Державній архівній службі України.
- Основні завдання відділу
2.1. Завдання відділу з кадрової роботи:
1) організація і здійснення кадрової роботи, в основу якої покладена реалізація державної політики з питань служби в органах місцевого самоврядування та чинного трудового законодавства;
2) здійснення аналітичної та організаційної роботи з кадрового менеджменту;
3) документальне оформлення:
– вступу на службу до міської ради, її проходження та припинення;
– прийняття на роботу до міської ради та звільнення з неї;
4) формування кадрового резерву міської ради, а також внесення пропозицій керівництву щодо його вдосконалення;
5) здійснення організаційного забезпечення роботи конкурсної комісії, іспиту претендентів на зайняття вакантних посад посадових осіб місцевого самоврядування в міській раді;
6) здійснення організаційного забезпечення роботи атестаційної комісії, проведення щорічної оцінки виконання посадовими особами місцевого самоврядування функціональних обов’язків;
7) облік військовозобов’язаних і призовників військовозобов’язаних працівників в міській раді;
8) участь у проведення заходів по боротьбі з корупцією у відповідності із законами України «Про службу в органах місцевого самоврядування» та «Про запобігання корупції», що належать до компетенції відділу;
9) підготовка, перепідготовка та підвищення кваліфікації кадрів, разом з іншими структурними підрозділами організовує регулярне навчання працівників міської ради;
10) обчислення загального стажу, стажу роботи в органах місцевого самоврядування та державного стажу роботи, контроль за присвоєнням рангів, встановленням надбавок за вислугу років;
11) надання відпусток відповідної тривалості;
12) оформлення відряджень та навчань;
13) інше.
2.2. Завдання відділу з архівної роботи:
1) реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства, здійснення управління архівною справою і діловодством на території громади;
2) координація діяльності органів державної влади, підприємств, установ та організацій усіх форм власності у питаннях архівної справи і діловодства;
3) внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться;
4) опрацювання та описування документів, що надійшли на зберігання, згідно з правилами Державної архівної служби України;
5) забезпечення організації здійснення власних і делегованих повноважень органів виконавчої влади, визначених підпунктом 10 пункту «а» частини 1 та пунктом 4 частини 2 статті 38 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні».
2.3. Завдання відділу, як Трудового архіву:
1) забезпечення централізованого тимчасового зберігання архівних документів, ведення їх обліку та використання відомостей, що в них містяться;
2) додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.
- Функції відділу
Відділ відповідно до покладених на нього завдань виконує наступні функції:
3.1. Функції відділу з кадрової роботи:
1) спільно з іншими структурними підрозділами здійснює розроблення структури та штатного розпису міської ради;
2) розробляє і бере участь у розробленні рішень, розпоряджень та інших актів, що стосуються кадрових питань, трудових відносин та служби в органах місцевого самоврядування;
3) вносить пропозиції міському голові з питань удосконалення управління персоналом та кадрового менеджменту;
4) проводить роботу щодо створення сприятливого організаційного та психологічного клімату, формування корпоративної культури у колективі, розв’язання конфліктних ситуацій;
5) приймає документи від кандидатів на зайняття вакантних посад, проводить перевірку документів, поданих кандидатами, на відповідність встановленим законом вимогам, повідомляє кандидатів про результати такої перевірки та подає їх на розгляд:
– керівництву щодо службовців та робітників;
– конкурсної комісії, здійснює інші заходи щодо організації конкурсного відбору;
6) розробляє спеціальні вимоги до осіб, які претендують на зайняття посад в органах місцевого самоврядування;
7) надсилає кандидатам на зайняття вакантних посад в міській раді письмові повідомлення про результати конкурсу;
8) за дорученням міського голови перевіряє дотримання вимог законодавства про працю та службу в органах місцевого самоврядування, правил внутрішнього трудового (службового) розпорядку в міській раді;
9) організовує роботу щодо розробки положень про структурні підрозділи міської ради;
10) спільно з відділом бухгалтерською обліку та звітності організовує роботу щодо мотивації персоналу міської ради;
11) організовує роботу щодо стажування посадових осіб;
12) організовує проведення внутрішніх навчань посадових осіб;
13) веде встановлену звітно-облікову документацію, готує статистичну звітність з кадрових питань;
14) аналізує кількісний та якісний склад посадових осіб;
15) організовує складення Присяги посадової особи місцевого самоврядування особою, яка вперше вступає на службу в органи місцевого самоврядування, оформляє документи про присвоєння відповідних рангів;
16) ознайомлює посадових осіб з Колективними договором, правилами внутрішнього службового розпорядку, посадовими інструкціями та іншими документами з проставленням ними підписів та дати ознайомлення;
17) формує графік відпусток персоналу міської ради, готує проекти актів щодо надання відпусток персоналу, контролює їх подання та веде облік;
18) здійснює роботу, пов’язану із заповненням, обліком і зберіганням трудових книжок та особових справ (особових карток) працівників міської ради;
19) опрацьовує листки тимчасової непрацездатності;
20) організовує у межах своїх повноважень проведення спеціальної перевірки щодо осіб, які претендують на зайняття посад, пов’язаних із виконанням функцій держави або місцевого самоврядування та проведення перевірки достовірності відомостей щодо застосування заборон, передбачених частинами третьою і четвертою статті 1 Закону України «Про очищення влади», готує довідку про її результати;
21) готує та видає відповідні довідки;
22) координує свою роботу з відділами та секторами міської ради.
3.2. Функції відділу з архівної роботи:
1) приймання від структурних підрозділів міської ради та зберігання архівних документів з різними видами матеріальних носіїв інформації;
2) бере участь спільно з відділами міської ради у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ, перевіряння відповідності формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою;
3) проводить попередню експертизу цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії міської ради описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, актів про вилучення документів з Національного архівного фонду, актів про невиправні пошкодження документів Національного архівного фонду, актів про невиправні пошкодження документів тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу);
4) створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;
5) підготовка, передавання (за рахунок міської ради) документів Національного архівного фонду до відповідної державної архівної установи;
6) здійснює приймання документів з кадрових питань (особового складу) в упорядкованому стані за описами справ, схваленими (погодженими) відповідно до законодавства;
7) здійснює приймання документів тимчасового зберігання (до 10 років), у тому числі регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків, зборів, строки зберігання яких на момент ліквідації не закінчилися;
8) веде облік юридичних осіб, що перебувають на стадії ліквідації (банкрутства) протягом ліквідаційної процедури, з метою контролю за впорядкуванням, забезпеченням збереженості архівних документів до передачі їх на зберігання до трудового архіву;
9) забезпечує відповідно до умов, визначених Укрдержархівом, тимчасове зберігання архівних документів ліквідованих юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців, які здійснювали свою діяльність (були зареєстровані) на території Сновської міської територіальної громади;
10) проводить експертизу цінності архівних документів, що зберігаються в трудовому архіві, подає на розгляд експертній комісії архівного відділу районної державних адміністрацій акти про вилучення для знищення документів, строки зберігання яких закінчилися;
11) веде облік документів, що зберігаються в трудовому архіві, у тому числі шляхом створення та підтримання облікових баз даних;
12) проводить роботи щодо встановлення місцезнаходження документів ліквідованих юридичних осіб, що не надійшли до трудового архіву, інформує про це заінтересовані підприємства, установи, організації та громадян;
13) здійснює організацію користування архівними документами, надання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам відповідно до діючого законодавства;
14) забезпечує збереження конфіденційності персональних даних, що обробляються в його інформаційних системах;
15) готує та видає відповідні довідки;
16) координує свою роботу з відділами та секторами міської ради.
3.3. Функції відділу, як Трудового архіву:
1) здійснює приймання документів з кадрових питань (особового складу) в упорядкованому стані за описами справ;
2) проводить експертизу цінності архівних документів, строки зберігання яких закінчилися, що зберігаються в Трудовому архіві, подає акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;
3) створює і вдосконалює довідковий апарат до архівних документів;
4) інформує громадян, органи державної влади та місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації про склад і зміст документів Трудового архіву;
5) проводить роботи щодо встановлення місцезнаходження документів ліквідованих юридичних осіб, що не надійшли до Трудового архіву, інформує про це заінтересовані підприємства, установи, організації та громадян;
6) видає архівні довідки, копії документів на запити фізичних і юридичних осіб;
7) забезпечує збереження конфіденційності персональних даних, що обробляються в його інформаційних системах;
8) вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ;
9) забезпечує відповідно до умов, визначених Державною архівною службою України, тимчасове зберігання архівних документів ліквідованих юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців, які здійснювали свою діяльність (були зареєстровані) на цій території;
10) координує свою роботу з відділами та секторами міської ради;
11) забезпечує зберігання:
– документів тривалого строку зберігання з кадрових питань (з особового складу) та тимчасового зберігання ліквідованих юридичних осіб незалежно від форми власності, підпорядкування та фізичних осіб – підприємців, які припинили свою діяльність, що діяли (були зареєстровані) на цій території;
– виборчої документації тимчасового строку зберігання, що надійшла на зберігання відповідно до законодавства;
– довідкового апарату, що розкриває склад і зміст документів.
- Права відділу
Відділ має право:
1) спільно з іншими структурними підрозділами перевіряти і контролювати дотримання правил внутрішнього службового розпорядку, вимог законодавства про працю та службу в органах місцевого самоврядування в міській раді та здійснювати контроль за додержанням законодавства про працю у міській раді;
2) вимагати від структурних підрозділів міської ради передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;
3) повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;
4) давати структурним підрозділам рекомендації з питань, що входять до компетенції відділу;
5) інформувати керівництво міської ради про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;
6) брати участь у засіданнях експертних комісій у разі розгляду на них документів, поданих відділом, як Трудовим архівом;
7) надавати методичну допомогу ліквідаційним комісіям (ліквідаторам) з питань, що входять до компетенції відділу, як Трудового архіву;
8) розробляти та застосовувати договірні ціни на роботи і послуги, визначені чинним законодавством;
9) приймати на депоноване зберігання документи від діючих юридичних осіб;
10) взаємодіяти зі структурними підрозділами міської ради, державними органами та іншими органами, підприємствами, установами, організаціями з питань, що належать до його компетенції;
11) одержувати у встановленому законодавством порядку від посадових осіб та інших працівників міської ради інформацію, матеріали та пояснення (у тому числі письмові), необхідні для здійснення покладених на відділ завдань;
12) за погодженням з міським головою брати участь у конференціях, семінарах, нарадах та інших заходах з питань управління персоналом, організаційного розвитку, архівних питань;
13) на обробку персональних даних фізичних осіб відповідно до законодавства з питань захисту персональних даних для виконання покладених на нього повноважень;
14) за дорученням міського голови представляти міську раду в інших органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях з питань, що належать до його компетенції.
Покладення на відділ завдань, не передбачених цим положенням, і таких, що не стосуються питань управління персоналом, організаційного розвитку, служби в органах місцевого самоврядування та архівного діловодства не допускається.
- Керівництво
Призначення на посаду та звільнення з посади працівників відділу здійснюється у порядку, передбаченому законодавством «Про службу в органах місцевого самоврядування», для посадових осіб місцевого самоврядування.
Відділ в особі начальника несе відповідальність за своєчасне і якісне виконання покладених на нього завдань, передбачених цим положенням.
Начальник відділу розподіляє обов’язки і ступінь відповідальності між спеціалістами відділу.
В своїй роботі начальник відділу безпосередньо підпорядковується міському голові та керуючому справами (секретарю) виконавчого комітету міської ради.
Начальник відділу кадрової
та архівної роботи Тетяна СУХОБОК